Create new citation styles for MS Word

Have you ever written your thesis or a large scientific paper in MS Word? If yes, you might have used the new citation and bibliography feature of Word that is available from the 2007 version on. Although it simplifies work a lot compared to manual citation, its usability is poor and there are some hidden features and bugs you should be aware of. In this post I will explain them and introduce a template for creating citations and a bibliography that are similiar to the LNI style (Lecture Notes in Informatics) which is required for publications of the GI (Gesellschaft für Informatik).

The template will create entries in the following form:
Bibliography:

[Ger11a] Gerlach S. (2011): Improving efficiency when deriving numerous products from software product lines simultaneously. In: Schäfer I.; John I. und Schmid K. (Hg.): Proceedings of the 15th International Software Product Line Conference. New York, NY, USA: ACM. ISBN 978-1-450-30789-5. S. 9:1‐9:4.

Citation: [Ger11a]


Word uses XSLT-Templates to generate the citations and the bibliography. They are stored in the folder:

[winword.exe directory]\Bibliography\Style

Note that if you are using Word 2013 you need to put the template in the folder:

[User]\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Style

The folder is scanned on startup of Word. You can add new citation styles by just adding a new .xml file and restart Word.

The best way to create a new style is to modify an existing one. However, editing the templates that come with Word is nasty (8000 lines of spaghetti code in XML without any comments). It is a better idea to modify Yves Dhondt’s BibWord-Template which can be downloaded on Codeplex (MIT-licence). Using this template creating your own style is done in minutes by just modifying the elements in the node <xsl:variable name="data">. To format the output according to one’s whishes, Yves uses a very sophisticated template-language in the format strings. You can find a detailed explaination of its concepts as well as the available data fields and formatting rules that can be used on his codeplex site.

Yves provides for lots of different templates for common citation styles. However, because the one I required was missing I decided to create a new one. It can be downloaded here (Word 2007, Word 2010 or Word 2013). Note that if you are using Word 2013 you need to put the template in the folder [User]\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Style.

My template uses the style of citation that is known from the literature management tool Citavi. This is close to the one that is used by GI for the LNI series.

In the following I will briefly explain the features and usage of the template:

  • Citation: The LNI style uses abbreviated citations created from the author names that are placed in square brackets (such as [Ger11] or [ABC12]). The templates enables to create such citations by reusing the tag name of the bibliography entries. It is up to the user to provide a valid abbreviation according to LNI’s guidelines, the templates then adds the square brackets. The screenshot below shows the settings for creating the bibliography entry used above.
    The tags can be edited with the text field in the lower left corner of the “Edit source” dialog. When modifying tags be aware that this might brake existing citations (Word internally uses these tags to reference bibliography entries) – Word only updates those citations that are in footnotes! Thus, if you haven’t used footnotes so far, it might be a good idea to make all the text become a footnote before modifying tags. Another thing to note is that no special characters can be used within tags and there is a length limit. Have you ever encountered the error that the OK button in the edit source dialog is enabled but doesn’t close the dialog? This is the case when the tag is too long (Though, Word doesn’t show an error message in this case)
  • Screenshot of the "Edit source" dialog

    Settings for the bibliography entry shown above

  • Standard-Numbers: The templates automatically formats ISBN and ISSN numbers according to the scheme X-XXX-XXXXX-X (ISBN-10), XXX-X-XXX-XXXXX-X (ISBN-13), or XXXX-XXXX (ISSN) respectively. You can enter a plain number in the field “Standard number” which does not need to contain any dashes (f.ex. 9780123456789). The template detects the type of standard number by and adds an appropriate prefix (“ISBN”, “ISSN”, etc.).
  • Multi-citations: A feature in Word that is rather unknown is multi-citations (a grouped list of multiple citations). They can be created by adding a citation while the cursor is placed within another citation. The template groups these multi-citations within the square brackets and separates them with commata.
  • Page Numbers: Each citation can optionally contain page numbers. They are added by right clicking on a citation and clicking “Edit citation” in its context menu. The templates normalizes all pages (removes white space and expands abbreviated pages ranges such as 321-4 to 321-324)
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    • Matthias
    • September 15th, 2012

    Hallo Herr Gerlach,

    danke für den Beitrag. Schreibe derzeit meine Bachelorarbeit und habe genau danach gesucht.

    Eine Frage hätte ich noch: Wie bekomme ich es hin, dass im Literaturverzeichnis zwischen dem Autornachnamen und dem Autorvornamen ein Komma (,) dargestellt wird?
    An welcher Stelle im Stylesheet muss ich hierzu eine Anpassung vornehmen?

    Danke und viele Grüße,
    Matthias

    • Hallo Matthias,

      in der XSL Datei gibt es für jeden Quellentyp eine eigene Formatierungsrichtlinie. Diese findet sich in der Variable “data” im Knoten . Die Vorgaben zur Formatierung der einzelnen Namenseinträge darin können im Knoten angegeben werden.

      Für den genannten Fall müsste man in Zeile 414 und 415 das Komma wie folgt eintragen:

      414: {%Last%}{, %First:adp|Middle:adp%}{%Middle:adp%}
      415: {%Last%}{, %First:adp|Middle:adp%}{%Middle:adp%}

    • Christopher Groß
    • March 28th, 2013

    Hallo Herr Gerlach,
    Ihre Vorlage ist super gelungen und wird in meiner Masterthesis zum Einsatz kommen. Eine Frage: Besteht die Möglichkeit die Spaltenbreite manuell anzupassen? Leider sind einige meiner “Tags” etwas länger, sodass einige Zeichen in die nächste Zeile rutschen…

    Viele Grüße und Danke,
    Chris

    • Es freut mich, dass die Vorlage zum Einsatz kommt. Ich habe sie selbst auch in meiner Dissertation verwendet.
      Ja, natürlich kann man die Spaltenbreite manuell anpassen, einfach nach dem Generieren des Literaturverzeichnisses den Cursor auf den (unsichtbaren) Trennsteg zwischen den beiden Spalten halten und diesen mit gedrückter Shift-Taste verschieben.
      Leider geht jedoch die Anpassung der Spaltenbreite beim Neugenerieren des Literaturverzeichnis wieder verloren, mir ist keine Lösung bekannt, wie man diese Einstellung beibehalten könnte.
      Viele Grüße und viel Erfolg bei der Masterarbeit

    • Johannes
    • April 4th, 2013

    Gibt es irgendeine Möglichkeit die Datei in ein anderes Verzeichnis zu packen? Ich habe nämlich keinen Zugriff auf das Installationsverzeichnis von Office. Ich habe versucht sie in das gleiche Verzeichnis zu legen wo mein Dokument liegt, das funktioniert aber scheinbar nicht.

    • Nein, Word sucht nur genau in diesem Ordner nach den Zitierstilen. Da Word i.d.R. innerhalb des “Programme”-Ordners installiert wird, an dem man nur mit Administratorrechten Veränderungen vornehmen kann, gilt das auch für den Bibliography/Style Unterordner.
      Entweder also selbst als lokaler Administrator anmelden, um die Datei dort ablegen zu können, oder den zuständigen Administrator überzeugen dies zu tun (ist ja schließlich kein ausführbarer Code).

        • Mister X
        • August 22nd, 2013

        Doch das geht unter %APPDATA%\Microsoft\Bibliography\Style\ für jeden User einzeln….

    • Thaddäus
    • April 18th, 2013

    Hallo Herr Gerlach,
    ihre Vorlage ist wirklich super und ich würde sie gerne für meine Bachelorarbeit verwenden.
    Ich habe sie schon ein wenig angepasst, aber nicht herausgefunden, wie man in den Kurzbeleg einen Bindestrich einfügt [Ger-11]. Gibt es dafür eine Möglichkeit? Ich wäre sehr dankbar.
    Vielen Dank,
    Thaddäus

    • Hallo Thaddäus,

      als Kurztitel wird stets der Tagname verwendet, den Sie ihr manuell zugewiesen haben, als sie die Quelle eingefuegt haben. Dieser Name wird lediglich in eckige Klammern gestellt. Wenn Sie also den Bindestrich haben wollen, editieren Sie Ihre Quellenliste und fuegen den hinzu.
      Siehe hierzu auch die Beschreibung aus dem Artikel:
      “The LNI style uses abbreviated citations created from the author names that are placed in square brackets (such as [Ger11] or [ABC12]). The templates enables to create such citations by reusing the tag name of the bibliography entries. It is up to the user to provide a valid abbreviation according to LNI’s guidelines, the templates then adds the square brackets. The screenshot below shows the settings for creating the bibliography entry used above.”.

      Wenn Sie dieses Verhalten ändern wollen, dann passen Sie die entsprechenden Einträge in der Vorlage ab Zeile an (Zeile 193ff für den Verweis auf die Quelle im Fließtext sowie Zeile 237, 254, etc. fuer die Wiederholung den entsprechenden Verweises im Literaturverzeichnis.)

      • Johannes
      • April 18th, 2013

      Am besten ist es mMn mit JabRef (http://jabref.sourceforge.net/) zu arbeiten. Dort kann man alle bibtex Einträge sammeln, z.b. von Google Scholar. Und dann kann man in das Word xml Format exportieren. Dabei wird der “Bibtexkey” zum “Tagname” in Word. Man kann nun vorher auch mit dem Bibtexkey Generator die keys nach einem bestimmten Muster automatisch generieren.
      Siehe: http://jabref.sourceforge.net/help/LabelPatterns.php

      Für Sie z.b. [auth3]-[shortyear] als Pattern

        • Thaddäus
        • April 19th, 2013

        Vielen Dank! Hat mir sehr geholfen!

      • Stefan
      • February 1st, 2014

      Hallo,
      bei meiner Bachelorarbeit brauche ich auch den [Ger-11] Format. Haben Sie es hingekriegt. Auf eine Antwort wäre ich sehr dankbar.
      Stefan Duwald

      • Sie können den zu verwenden Kurzverweis selbst vorgeben. Um also [Ger-11] als Kurzverweis zu nutzen, geben Sie Ger-11 als Tagname für die entsprechende Quelle ein (siehe Screenshot)

    • Mr Crabs
    • July 16th, 2013

    hey,
    hat es jemand bereits hinbekommen das Template in Word 2013 einzufügen? Es wird nach Ablegen in den Styles Ordner nicht geladen/geparst.

    • Es werden wohl ein paar zusätzliche Felder im XML benötigt, siehe die Diskussion hier: http://bibword.codeplex.com/discussions/404418
      Wenn ich Zeit habe, werde ich die Vorlage anpassen.

        • J
        • October 31st, 2013

        Hallo Herr Gerlach,

        können Sie abschätzen, wann Sie die Anpassungen vornehmen können? Ich benötige nämlichen den Style demnächst und finde leider keine Alternative.

        Beste Grüße
        J

      • Done. Find updated template in the post

    • Mrs. X
    • October 23rd, 2013

    Hallo Herr Gerlach

    vielen vielen Dank für dieses Stylesheet!!! Ich schreibe gerade Seminararbeit und hab genau des gesucht aber (bis jetzt) keines gefunden.

    Gruß
    Mrs. X

    • sypi
    • December 24th, 2013

    Welche Möglichkeiten habe ich bestimmte Stellen “fett” zu formatieren (auch mitten im Text)? Ansätze wie oder haben keinen Erfolg erzielt.

    • Formatierungen koennen mit den Mitteln von HTML in den Formatvorgaben zu den Quellentypen vorgenommen werden (Innerhalb der format-Tags). Bitte beachten, dass dabei HTML Sonderzeichen wie &, " oder < escaped werden müssen (z.B. mit http://www.freeformatter.com/xml-escape.html).

      Ein Beispiel dafür findet sich in Zeile 275 des Templates für Word 2013. Dort wird der Titel des Buchs mittels des i-Tags kursiv formatiert:
      &lt;i&gt;%Title|ShortTitle%&lt;/i&gt;

      Analog dazu könnte ebenso auch das b-Tag verwendet werden, um Passagen fett zu schreiben.

        • sypi
        • December 30th, 2013

        Vielen Dank für die schnelle Antwort. Genau was ich gesucht habe.

    • nikhil
    • January 9th, 2014

    Hello,
    I am writing my master thesis and i need to use LNI format to cite sources.But i did not find xsl file for LNI format. May i know how can i do it. If i have to modify existing xsl file what changes should i make so that it looks like LNI format citation.

    • The differences between the bibliography that is created by the template and the requirement of the LNI format are minor. I wrote some papers using this stylesheet and submitted them to conferences that required to use LNI style and they were accepted.
      However, if you want to adapt the bibliography entries that are created you can do this by adapting the templates in

    • Sebastian
    • February 14th, 2015

    Hallo Simon,
    auch von mir ein herzliches Dankeschön für diese Zitiervorlage!
    Ich verstehe nicht warum die GI nicht selbst eine entsprechende Zitiervorlage anbietet. Oder sie wollen Sie alle mit Nachdruck dazu ermuntern LaTex zu verwenden ;).

    • Sebastian
    • March 11th, 2015

    DankeDankeDanke!
    Es ist mir unverständlich, dass eine so häufig benutzte Formatierung nicht standardmäßig mit dabei ist…bis gerade eben habe ich mir einen Wolf gesucht!

    • Stephan
    • September 11th, 2015

    Hallo Zusammen,
    auch ich benötige ziemlich genau diese Formatvorlage.

    Wo kann ich diese hier denn herunterladen?

    • Marco M.
    • March 9th, 2016

    Vielen Dank für die Vorlage! Nach 2 Stunden endlich etwas gefunden womit man arbeiten kann. Sonst hätte ich anfangen müssen, mir selbst was zusammen zu schreiben.

  1. Vielen Dank für die Vorlage! Hat mit jede menge Arbeit erspart! Der Zitierstil heißt an der TU ِِDarmstadt “Alphanumerische Vancouver-Zitation”(!), zu dem ich NICHTS finden konnte.

    • chmima@gmail.com
    • July 13th, 2016

    Hallo Simon,
    vielen lieben Dank für die tolle Vorlage. Genau das, was ich schon länger gesucht habe.
    Eine Frage hätte ich aber noch: Auf dem Rechner, den ich zur Verfügung gestellt bekommen habe, habe ich leider keine Adminrechte. Bevor ich nun unseren Admin davon überzeuge diese Vorlage in den entsprechenden Ordner zu kopieren (was ich vermutlich schaffen werde…) würde mich allerdings interessieren was geschieht, wenn ich Dritten ein Dokument mit dem neuen Zitierstil schicke und diese Personen aber nicht Ihre Vorlage auf deren Rechner integriert haben.

    Würden die Verweise dann noch korrekt dargestellt oder vielleicht als Text angezeigt … ??? Da ich leider nur diesen einen Rechner ohne Adminrechte zur Verfügung habe, kann ich das leider nicht selber ausprobieren.
    Schonmal im Voraus ganz herzlichen Dank.
    VG Christian

    • Ohne das ich es ausprobiert hätte erwarte ich folgendes Verhalten: der Empfänger kann das Dokument öffnen und sieht auch den Text in den Verweisen, er kann jedoch diese Autotext Felder nicht aktualisieren.

    • chmima
    • July 14th, 2016

    Hallo Simon,

    kurz nochmal zu meiner gestrigen Frage zu der Thematik “Was sieht jemand anders beim Öffnen des Dokuments, der nicht Ihre Vorlage eingebunden hat?”.
    Ich habe nun eine Antwort: Ich habe in meinem Unternehmen mit einem Kollegen gesprochen und der hat sich bereit erklärt gestern Abend die Sache zu Hause auszuprobieren: Also, bei sich am Heimrechner Ihre Vorlage eingebunden und heute Morgen auf der Arbeit haben wir auf seinem Arbeitsrechner (wo die Vorlage nicht eingebunden wurde) das Dokument geöffnet.
    Ergebnis: Die Verweise werden alle richtig angezeigt und sind auch entsprechend verlinkt. Jedoch werden Sie bei einer Feldaktualisierung oder Inhaltsänderung automatisch in die ausgewählte Vorlage konvertiert. Hier bei uns war standardmäßig “APA Fifth Edition” vorausgewählt.
    Fazit: Schade, Word müsste es noch irgendwie hinbekommen, dass die Zitierstile an ein Dokument gebunden werden und nicht an das Programm selbst.

    Trotzdem ist mir persönlich erst einmal geholfen und ich möchte mich daher nochmal bedanken für Ihre tolle Vorlage und die schnelle Rückmeldung.

    VG Christian

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